GTAHome 经纪工作系统 · 2026
CRM 的作用，是每天告诉你应该认真联系谁，而不是成为一个存满联系人、却再也没人打开的电子仓库。
软件不是重点。这套结构可以放进 Brokerage 批准的 CRM、安全数据库或其他获准系统，但隐私、权限、保存期限、同意及交易档案要求仍然必须遵守。
很多经纪放弃 CRM，是因为一开始要求填写太多，日常又看不到好处。最好的起点，是只保留真正改善服务的资料：对方是谁、可能需要什么、允许发送什么，以及下一步到底由谁在什么时候做。
真正值得保留的 12 个字段
| 字段 | 用途 | 注意 |
|---|---|---|
| 1. 姓名 | 正确识别联系人。 | 日常使用对方希望的称呼；正式档案按要求记录。 |
| 2. 首选联系方式 | Email、电话、短信、微信或其他获准渠道。 | 喜欢某种渠道，不等于已经同意接收营销信息。 |
| 3. 联系资料 | 只收集关系所需要的资料。 | 限制收集并保护访问权限。 |
| 4. 来源 | 转介绍、活动、Open House、网站或过去客户。 | 保留足够背景，方便自然跟进。 |
| 5. 关系类型 | 潜在客户、正式客户、过去客户、转介伙伴或专业联系人。 | 在关系正式建立以前，不要随便标成 Client。 |
| 6. 大致目标 | 买、卖、租、投资或提前规划。 | 避免记录没有必要的敏感细节。 |
| 7. 地区 | 大致区域或正在考虑的社区。 | 搜索变化后及时更新。 |
| 8. 时间范围 | 现在、0–3个月、3–12个月或更长期。 | 没有确定日期时不要替客户猜。 |
| 9. 业务阶段 | 目前关系进行到哪一步。 | 根据可以观察的事实，只放在一个阶段。 |
| 10. 上次有效沟通 | 双方真正交流的时间，不是自动邮件的发送时间。 | 写一条简短、客观记录。 |
| 11. 下一步和日期 | 最重要的执行字段。 | 每个活跃联系人都要有负责人、行动和日期。 |
| 12. 同意与沟通状态 | 可以发送什么、依据是什么、是否已经退出。 | 保留证据并及时处理退订。 |
大部分经纪用五个阶段已经足够
1
新线索
刚收到查询或介绍，还没有真正进行双向交流。
2
已经沟通
已经知道大致需求，但还没有正式咨询。
3
正式咨询
规划会议已经预约或完成，正在明确合作和下一步。
4
服务中的客户
关系已经正确记录，并有活跃的买房、卖房或交易计划。
5
长期关系维护
过去客户、未来机会或转介绍关系，并有取得适当同意的长期跟进计划。
成交后，不应把客户简单归档
应先完整记录交易结果，再把客户纳入合适的成交后服务和长期关系维护计划。
每周 30 分钟复盘
- 处理所有过期任务。需要延期就认真决定新日期，不要每周把同一个任务往后拖。
- 检查每位活跃客户。确认下一次约见、文件、搜索调整或决定日期。
- 检查已经咨询的人。完成答应提供的资料，再判断是否适合安排下一次沟通。
- 选择五个个人化跟进。根据上次对话联系，不要把本来应该亲自写的信息全部自动化。
- 清理同意和资料。处理退订、合并重复、删除不必要资料并纠正错误。
- 统计本周业务进度。与上周比较有效对话、咨询、活跃客户和成交数量。
自动化应该做什么，不应该做什么
适合自动化
- 表格提交后自动建立提醒。
- 把新查询分配给负责人。
- 标记没有下一步的联系人。
- 同意到期或需要复核时建立任务。
不适合自动化
- 无限发送同一句“最近怎么样”。
- 因为打开过 Email 就自动变成正式客户。
- 根据行为猜测敏感情况。
- 对方退订后继续发送商业信息。
CASL 和隐私要求应该直接放进 CRM
CRTC 说明，商业电子信息一般需要取得同意、提供身份资料并设有退订方法。加拿大隐私专员办公室则强调责任、说明收集目的、同意、限制收集、准确性、安全及适当保存期限。CRM 应该帮助记录这些责任，而不是用来绕开规则。
可参考 CRTC 的 CASL FAQ及隐私专员办公室的 PIPEDA 简要说明，并使用 Brokerage 批准的系统和政策。
用 ChatGPT 处理 CRM 资料属于另一项决定。不要把可识别的联系人名单、客户笔记或交易历史随手贴进普通 AI 对话。如果只是让 AI 帮忙设计流程，应使用虚构或适当去除身份的例子，并先阅读经纪 AI 使用指南。
如果想从业务数字倒推每个阶段，可以继续阅读年佣金不到 $100K，先检查获客漏斗，或浏览 GTAHome 文章分类中心。
编辑说明：本文于 2026 年 8 月 10 日复核，只提供一般业务操作参考，不属于法律或隐私意见。